もともとチャットツールは仕事で利用していたが、コロナ禍でリモートワークに切り替わったことで、ちょっとした質問・会話でも文字情報に頼るようになった。文字上でのやりとりについて、普段から心がけていることを書き留めておく。

とりあえず即レス

リプライが来ていることに気付いたら、とにかく返事をするようにしている。そうすることで、メンバーから気軽にリプライしても良いのだと認知してもらえたり、本当に気付いてない時に相手方に違和感を持ってもらい、強めにアラートしてもらえたりする効果を狙っている。

回答や成果物は即提出じゃなくても良いところがミソだ。自分のスケジュール感をチェックして、

「調べてみますね。今日の17時頃にお知らせします。」

「わかりました！8月25日の午前中に改めて共有でも間に合いますか？」

などと、可能そうな返事期限をすり合わせておくとお互いに行き違いがなくて良いと思う。ここでもし締め切りが発覚したら優先順位をあげるし、秒でわかる質問が投げられれば、すぐに答える。狼少年にならないよう、引き受けたタスクを忘れないようにしておく必要があるので、基本的には即時回答して、タスクをもたないようにすることは心がけている。

特に詳しい返事が不要(見ましたよという反応だけで良い場合)であれば、リアクションつけたりで代用するケースもある。

日時表記は絶対値を書く

口頭と違い、チャットでは発信内容を即時受け取ってくれる保証はない。

「返事を2日後の夕方までにいただけますか？」

このメッセージを送ったのが8月20日だったとして、相手がチェックしたのが翌日21日のとき、うまく相手が送信日時に気を配ってくれれば「20日の2日後だから、22日が締め切りだな」と考えてくれるだろう。だが、送信日時について見落としがあれば、「(いま、メッセージを見たこの瞬間の)2日後だから、23日が締め切りだな」と考えられてしまい、悲しい行き違いの発生の元になる。チャットにおける日時表現は、相対的でなく、絶対値が望ましい。

問題はもうひとつある。「夕方」という表現には捉え方に個人差がある。Aさんにとっての夕方は16時だが、Bさんは18時と解釈するかもしれない。

そこまで厳しさを求めない話題であれば「夕方」とかの問題で構わないが、あらゆる行き違いを確実に防ぎたい場合は、

「返事を8月22日の17時までにいただけますか？」

という形式で書くことを心がけている。

ちなみに、同じ理由から時刻表記には「午前/午後」をつける、もしくは24時間表記(午後のみ有効)にするように注意している。

「7時までにお願いします」
→「午前7時までに」
→「午後7時までに」or 「19時までに」

話題に番号をふる

ひとつの物事に対して、いくつかの問題がぶら下がっている、という状況はよくあると思う。

「Cさんの送別会ですけど、11日〜14日の間だと、どの日付が都合いいですか？　お店候補は〇〇と▲▲を考え中です。あと、プレゼントも文房具かお財布かで迷ってるんですが、ほかにCさんの好きなものって良さそうなのありますかね？」

この質問に次のような回答がついたとする。

「Cさんはスポーツが好きだから、スポーツ用品はどうだろう」

このあと、話題はプレゼントの話に終始し、質問者はあとから改めて日付とお店候補に関する話を改めて提示しなおすことになった。

たぶん口頭でこれらの話題を素早く完結させるのは造作もないだろう。思い出した時点や、話題がひと段落した時点で改めて尋ねれば良い。チャット上でこれを再現しようとすると、やり取りが凄まじい量になってしまう。これを交通整理するため、また素早く必要な回答を相手から得たい場合は、質問に対して番号を振るようにしている。

Cさんの送別会について、3点相談させてください！

1. 日付は 11〜14日の間だと、どの日付が都合いいですか？
2. お店候補は〇〇と▲▲ですが、どちらが良いか、またはオススメがあれば教えてください。
3. プレゼントは文房具かお財布を考えていますが、他に候補の思い当たりがあれば教えてください。

こうすることで、内容が整理され、相手から各個の話題の回答を得られやすくなる。また、以降の話題について「2は〇〇店がオススメ」など、話題を指し示すショートカットのように使えるようになる。

数字が色々と出てくる話題の場合、数字採番は紛らわしいので、A,B,Cとする場合もよくある。

スレッド機能があるチャットでは、スレッドを分けるのも良いと思う。その時は、スレッドを使ってほしいという意図を伝えるために、わざと「お店について」などと投稿し、そのスレッドコメントとして選択肢を書き込んでおくなどをする場合もある。ひと手間ではあるが、あとから話題を見直す必要がある時は効果的だと感じている。